S’inscrivant dans le cadre du schéma directeur du Système d’Information du Ministère supervisé par la Direction des Systèmes d’Information, ce projet consiste en la mise en place d’une solution de gestion électronique des documents au sein du Ministère dans l’objectif d’instaurer un système homogène de gestion du capital documentaire au sein du Ministère, de sécuriser le stockage et l’archivage des documents, de supporter les projets de dématérialisation et enfin, limiter autant que possible la circulation des documents papier au sein du Ministère.
En ouvrant la séance, M. le Ministre a mis l’accent sur l’importance de ce projet qui complète le grand projet du Ministère concernant la gestion centralisée de l’archivage physique et qui permettra de se conformer aux exigences réglementaires nationales concernant la gestion des archives courantes, intermédiaires et définitives. Il a, par ailleurs, insisté sur l’importance de désigner des responsables chargés de la gestion des documents et des archives au niveau de chaque direction, et de créer une structure dédiée à la gestion documentaire qui veillera sur la sauvegarde du patrimoine documentaire du Ministère caractérisé par sa richesse et sa sensibilité.
Lors de cette réunion, une présentation détaillée a été faite par le bureau d’études chargé de l’accompagnement du Ministère dans la mise en place de cette solution, qui a concerné les principales fonctionnalités, l’approche méthodologique, les instances de gouvernance et de suivi du projet et le planning prévisionnel de réalisation.